የኢሜል ክፍሎች፡ ከተጠቃሚ እይታ፣ ከቴክኒካል እይታ፣ ከቢዝነስ ደብዳቤዎች

2024 ደራሲ ደራሲ: Trinity Chesterton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-16 08:12

ኢ-ሜይል፣ ከወረቀት ፊደላት ይልቅ ብዙ ጥቅሞች ስላሉት፣ ከዋነኞቹ የመገናኛ ዘዴዎች አንዱ ሆኖ ቆይቷል። ሆኖም ግን, ልክ እንደሌሎች የቴክኖሎጂ ፈጠራዎች, የዚህ አይነት ግንኙነት የራሱ ህጎች አሉት. ምንም እንኳን በበይነመረብ ሜይል በኩል የሚደረግ ግንኙነት የብዙ የሕይወት ዘርፎች ዋነኛ አካል ቢሆንም፣ አብዛኛው ተጠቃሚዎች የኢሜል አካሎች ምንድ ናቸው ለሚለው ጥያቄ መልስ መስጠት አይችሉም።

የኢሜል መዋቅር ከተጠቃሚው እይታ

የኢሜል መልእክቶች ሁለቱም ተመሳሳይ እና ከአሮጌው ትውልድ ከሚያውቁት የወረቀት ደብዳቤዎች በጣም የተለዩ ናቸው። ግን የኢሜል አገልግሎቱ ምንም ይሁን ምን, የኢሜል መዋቅር ሁልጊዜ ተመሳሳይ ነው. እያንዳንዳቸውን በአጭሩ እየገለጽን የኢሜል ክፍሎችን እንዘርዝር፡

1. መስክ "ወደ"። ይህ መስክ የተቀባዩን አድራሻ ይዟል። ብዙ ተቀባዮች ካሉ በሰሚኮሎን ይለዩአቸው።
2. የ"ርዕሰ ጉዳይ" መስክ። በብዙ የፖስታ አገልግሎቶች ውስጥ, እንደ ግዴታ ይቆጠራል. እና ጉዳዩ በትክክል ከተጠቆመ ለተጠቃሚዎች ደብዳቤውን ማግኘት ቀላል ይሆንላቸዋል።
3. የፊደሉ አካል። የኢሜይሉ አካል ዋናውን ጽሑፍ ይዟል።

የተደበቁ የኢሜይል ክፍሎች

የፊደሉን የሚታየውን መዋቅር ተመልክተናል። ነገር ግን በራቁት ዓይን ከሚታዩ ንጥረ ነገሮች በተጨማሪ፣ የሚከተሉት መስኮች የኢሜል አካሎች ናቸው፡-

• ከማን (ይህ መስክ በራስ-ሰር ይሞላል)፤
• ቅጂ (ከዋናው አድራሻ በተጨማሪ የደብዳቤው ቅጂ ለሌላ ሰው ይላካል)፤
• ዕውር ቅጂ (የደብዳቤው ግልባጭ ለዋና አድራሻው ሳያሳውቅ መላክ ካስፈለገ ይጠቅማል)፤
• አባሪዎች።

የኢሜል ክፍሎችን ከቴክኒካል እይታ

ከቴክኒካዊ እይታ አንጻር ማንኛውም ኢሜል የሚከተሉትን ክፍሎች ያካትታል፡

1. ራስጌዎች፣ ወይም እነሱም እንደሚጠሩት፣ የSMTP ፕሮቶኮል ፖስታዎች። እነዚህ ራስጌዎች በኢሜል አካል ውስጥ ሊካተቱም ላይሆኑም ይችላሉ። ማለትም የመልእክት አገልጋዩ በመልእክቱ አካል ውስጥ ከተገለጸው በላይ መረጃ ሲኖረው አንድ ሁኔታ ሊኖር ይችላል። ራስጌው የላኪውን፣ የተቀባዩን እና የላኪውን አስተናጋጅ አድራሻ ይዟል።
2. መልእክቱ ራሱ፣ እሱም በSMTP ፕሮቶኮሎች ቋንቋ ነው።ዳታ ይባላል። እሱ፣ በተራው፣ ወደሚከተለው ይከፋፈላል፡

• የደብዳቤው ራስጌ - ከወረቀት ደብዳቤ ጋር በማመሳሰል፣ ደብዳቤው ስላለፈባቸው የመልእክት አገልጋዮች እና አንዳንድ ሌሎች መረጃዎችን ይዟል፤
• የፊደሉ አካል - የደብዳቤው ጽሑፍ ራሱ።

የኢ-ሜይል መዋቅር ለንግድ ደብዳቤ

እስካሁን ስለ ኢሜል አወቃቀሩ በቴክኒካል እይታ እየተነጋገርን ከሆነ አሁን በደንብ የተጻፈ ኢሜል ለንግድ ደብዳቤ ነገሮች እንይ ምክንያቱም እያንዳንዱ እራሱን የሚያከብር ኩባንያ ለማክበር ይሞክራል. በአጠቃላይ ተቀባይነት ያላቸው የግንኙነት ደረጃዎች።

ምንም እንኳን ብዙ ቁጥር ያላቸው የተለያዩ የኤሌክትሮኒክስ መልእክቶች ምደባዎች ቢኖሩም በንድፍ አወቃቀሩ መሰረት በሁለት ቡድን ይከፈላሉ. የመጀመሪያው ቡድን የግንኙነት ደብዳቤዎች ናቸው, በስራ ሂደት ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላሉ. ሁለተኛው የስምምነት ደብዳቤዎች፡- ስብሰባውን የሚያጠቃልሉ መልእክቶች፣የሥራ ማጠናቀቂያ ቀነ-ገደብ እና ሌሎች አስፈላጊ ጉዳዮችን በማመልከት ከእያንዳንዱ ተዋዋይ ወገኖች የሚፈለጉትን ድርጊቶች ግልጽ ለማድረግ።

የእያንዳንዱን የኢሜል አይነት አካላት ለየብቻ እንዘርዝር።

የደብዳቤ-መገናኛ

አወቃቀሩ የሚከተሉትን ማካተት አለበት፡

1. የኢሜይሉ ርዕሰ ጉዳይ። በዚህ መስክ ከአስተናጋጁ የሚጠብቁትን በትክክል ለምሳሌ በስብሰባ ሰዓት ላይ መስማማት፣ ሊታሰቡባቸው የሚገቡ ጉዳዮችን ዝርዝር እና የመሳሰሉትን መጥቀስ የተሻለ ነው።
2. ሰላምታ። ደብዳቤው ለብዙ ሰዎች ለመላክ የታቀደ ቢሆንም.የንግድ ግንኙነት ስነምግባር የሚያመለክተው የአድራሻዎችን የግዴታ ሰላምታ ነው።
3. የመልእክት ይዘት። ጥያቄውን በተቻለ መጠን የሚገልጽ ትክክለኛው የኢሜል ጽሑፍ።
4. የድርጅት ፊርማ። ብዙ ሰዎች የሚረሱት ነጥብ። በትክክል የተቀናበረ የፊርማ አብነት የጸሐፊውን ሙሉ ስም እና ቦታ፣ የእውቂያ መረጃውን (ስልክ ቁጥር፣ የኩባንያው ድረ-ገጽ አገናኞች፣ ኢሜል፣ ወዘተ) ያካትታል። ፊርማው በድርጅቱ በተቀበላቸው ህጎች እና መመሪያዎች መሰረት ሊለያይ ይችላል።
5. መስኮች "ወደ" እና "ሲሲ"። ለመጨረሻ ጊዜ የተዘረዘሩት በምክንያት ነው - በመጨረሻው ሲሞሉ ያላለቀ ወይም ያልተረጋገጠ መልእክት የመላክ እድልን ያስወግዳሉ።

የስምምነት ደብዳቤ

ከላይ እንደተገለፀው የዚህ አይነት የኤሌክትሮኒክስ መልእክት የስብሰባውን ውጤት ለማጠቃለል ፣የእያንዳንዱን ወገን የድርጊት መርሃ ግብር ለማመልከት እና የጊዜ ገደቦችን ለማስተካከል ይጠቅማል። እንደነዚህ ያሉ ደብዳቤዎች የስብሰባዎች "ፕሮቶኮል" ዓይነት ናቸው እና መረጃን በአስተማማኝ ሁኔታ እንዲያዋቅሩ ያስችሉዎታል. የዚህ አይነት ፊደል የተገነባው በእቅዱ መሰረት ነው፡

1. ሰላምታ። በደብዳቤው ውስጥ የተካተቱት የስብሰባው ተሳታፊዎች ቁጥር ትንሽ ከሆነ ሁሉንም ሰው በስም መዘርዘር ወይም አጠቃላይ የሆነ ሰላምታ መጠቀም ይችላሉ።
2. የስብሰባውን አላማ ይድገሙት፣ ውጤቶቹ በደብዳቤው ውስጥ ተጠቃለዋል።
3. በስብሰባው ወቅት ውይይት የተደረገባቸው ጉዳዮች ዝርዝር። ለእያንዳንዱ እትም ስምምነቶች፣ ውሳኔዎች እና የማስፈጸሚያ ቀነ-ገደቦች ይጠቁማሉ።
4. አስቸኳይ መፍትሄ የማይፈልጉ፣ነገር ግን ሊታለፉ የማይገባቸው ጉዳዮች ዝርዝር።
5. የስብሰባውን ተሳታፊዎች አስተያየት ግልጽ ማድረግ - ሁሉም ነገር ግምት ውስጥ ይገባል?
6. የአብነት ፊርማ።